Masyarakat Diimbau Tidak Laminating Arsip Penting

SERANG - Pemerintah Provinsi (Pemprov) Banten melalui Dinas Perpustakaan dan Kearaipan (DPK) Provinsi Banten mengimbau agar masyarakat Banten tidak melaminating berkas atau arsip penting yang dimiliki.

Hal itu dalam upaya penyelamatan dan perlindungan terhadap arsip, guna melindungi keabsahan dan keaslian dari suatu arsip.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Banten, Usman Asshidiq Qohara mengatakan, saat ini pihaknya tengah gencar melakukan sosialisasi penyelamatan arsip ke masyarakat. Karena, kata dia, saat ini masih banyak masyarakat Banten yang tidak memahami bagaimana cara melindungi arsip.

"Jadi saat ini kita sedang menggencarkan program yang namanya Gerakan Masyarakat Tertib Arsip. Kita datang ke desa-desa di Kabupaten Kota ya untuk memberikan pemahaman tentang penyelamatan arsip," kata Usman kepada wartawan, Rabu (25/9).

Usman mengungkapkan, salah satu bentuk penyelamatan arsip adalah dengan menghindari penggunaan laminating terhadap arsip. Ia mengatakan, laminating dianggap tidak ramah arsip karena jika dibiarkan dalam waktu yang lama, maka akan merusak arsip itu sendiri.

"Kita arahkan untuk mulai mengenkapsulisasi arsip, jangan laminating kalau sekarang, nggak boleh. Tapi pake enkapsulisasi. Jadi suatu saat arsip diperlukan, itu bisa dikeluarkan, dan juga aman dari kejadian seperti dimakan rayap," terangnya.

"Terlebih lagi saat ini adanya ancaman bencana, nah itu perlu untuk kita melakukan penyelamatan arsip," tambahnya.

Usman juga mengatakan, menjaga dan menyelamatkan arsip adalah hal yang perlu untuk dilakukan sebagai bukti kepemilikan akan sesuatu.

"Ada kaidah yang mengatakan arsip hilang aset melayang, nah itu yang ingin kita tekankan. Jangan sampai dengan kita tidak menjaga arsip, aset-aset kita jadi melayang," ucapnya.

Lebih lanjut Usman mengatakan, selain sosialisasi, saat ini pihaknya juga tengah melakukan penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Perlindungan dan Penyelamatan Arsip terhadap Bencana. Hal itu dilakukan guna meningkatkan efisiensi, mematuhi peraturan, dan mempertahankan integritas informasi.

"Kita dalam hal kearsipan di pemerintahan ini kan bentuknya adalah mentatakelolakan arsip. Maka kita perlu susun adanya SOP untuk setiap unit kerja, sehingga jelas arah dan tujuannya. Tanpa SOP, ya kita tidak bisa mengarahkan ke arah mana tujuan yang akan kita capai, maka dari itu, SOP sangat penting untuk mengetahui peraturan penyelamatan dan perlindungan arsip yang baik dan benar,” jelasnya.

"Tujuannya ya tentu untuk menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban lembaga atau institusi dalam setiap aspek kehidupan berbangsa dan bernegara sehingga dapat digunakan bagi kepentingan negara, pemerintahan, pelayanan publik, dan kesejahteraan rakyat,” tandasnya.

Sementara itu, Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip, Nia Karmina Juliasih menambahkan, dalam sistem pemerintahan, adanya SOP untuk penyelamatan dan perlindungan arsip akan menciptakan sistem kearsipan yang tertib dan aman.

“SOP ini penting untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan dalam hal ini perlindungan dan penyelamatan terhadap arsip,” ujarnya.