Wujudkan Pengelolaan Arsip yang Baik, DPK Gelar Pembekalan Kearsipan

SETU, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Tangerang Selatan melaksanakan pembekalan kearsipan bagi seluruh arsiparis di wilayahnya, Kamis (23/6/2022). 

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Tangerang Selatan, Toto Sudarto menjelaskan, tuntunan akan pelaksanaan tata pemerintahan yang baik kini semakin meningkat. Khususnya dalam hal pengelolaan arsip. 

Dengan demikian, pekerjaan ini menjadi sesuatu yang sangat menantang, tak terkecuali pada Pemerintah Kota Tangerang Selatan. 

"Penyimpanan arsip merupakan suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun atau menyimpan arsip sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat. Untuk meningkatkan dan menjanin Keselamatan bahan Pertanggungjawaban kan konsistensi dalam penyusutan. Sehingga efisiensi kerja akan lebih meningkat," terang Toto dalam acara tersebut. 

Toto menerangkan, seiring dengan tuntutan untuk mewujudkan pemerintahan yang baik, transparan dan akuntabel, maka seluruh instansi di lingkungan pemerintah Kota Tangerang Selatan harus melaksanakan tata kearsipan secara baik dan benar sesuai tugas dan fungsinya. 

"Ketersediaan informasi yang lengkap dan tuntutan penyediaan informasi harus dilakukan dengan cepat dan tepat, membuat kita semua harus berbenah untuk melakukan perbaikan," jelasnya. 

Ia menyebut bahwa kondisi pengelolaan arsip di instansi lingkungan Pemerintah Kota Tangerang Selatan saat ini masih jauh dari kondisi yang ideal.

"Citra maupun apresiasi terhadap bidang kearsipan yang sudah mempunyai gedung depot arsip sangat mendukung tata kelola kearsipan di Kota Tangerang Selatan agar jauh lebih baik," terangnya. 

Ia berharap kegiatan pembekalan kearsipan ini dapat mewujudkan pengelolaan arsip yang baik sesuai ketentuan yang berlaku. 

"Sebagai leading Sector kami bertugas menyelenggarakan pembinaan, pengelolaan, pengawasan kearsipan serta kerjasama dengan instansi/lembaga lain," harapnya. 

Kegiatan pembekalan kearsipan ini, kata Toto, dilaksanakan dengan berbagai pertimbangan. 

"Peningkatan Jumlah Arsip Yang Tercipta dari hasil organisasi, ditentukan oleh seberapa banyak kegiatan yang dilaksanakan. Semakin banyak kegiatan akan semakin banyak jumlah arsip yang diciptakan," ujar Toto. 

Lalu kedua, peningkatan jumlah yang diciptakan akan arsip menimbulkan permasalahan baru apabila tidak diimbangi dengan adanya kebijakan organisasi dalam penyusutan volume arsip.

Sementara itu turut hadir dalam kegiatan tersebut, Asda I Kota Tangsel, Dadang Rahardja menyampaikan, menumpuknya volume arsip juga dapat menimbulkan  permasalahan lainnya. 

"Yakni ruangan penyimpanan biaya, peralatan dan waktu temu kembali arsip semakin lama serta masih belum maksimalnya SDM pengelola arsip di setiap OPD dalam melakukan penataan arsip. Dengan adanya kegiatan ini diharapkan dapat memberikan pengetahuan khususnya di bidang kearsipan bagi arsiparis di lingkup pemerintah kota Tangerang Selatan, agar dapat termotivasi untuk mewujudkan penataan pengelolaan arsip yang baik, dan adanya lompatan yang besar untuk menuju penataan dokumen arsip yang baik dan benar," tandasnya.