Pemkot Tangsel Galakkan Gerakan Sadar Arsip, Seluruh Dinas Diminta Tertib Kelola Kearsipan

SETU - Pemerintah melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Tangerang Selatan (Tangsel) menggalakkan gerakan sadar arsip. Seluruh dinas diminta untuk tertib dalam mengelola kearsipan. 

Kepala Bidang Penyelenggaraan Kearsipan DPK Kota Tangsel, Tomi Patria Edwardy mengatakan, kearsipan merupakan bagian terpenting dalam seluruh penyelenggaraan pemerintah. 

Melalui gerakan ini, DPK memberi edukasi kepada seluruh organisasi perangkat daerah (OPD) untuk menjalankan kearsipannya secara baik dan benar. 

"Menggunakan kaidah kearsipan secara benar. Harus sudah mulai menata arsipnya dengan baik," ujar Tomi dalam kegiatan yang dihelat di Depot Arsip Kota Tangsel, Jumat (5/7/2024). 

Tomi menegaskan, seluruh dinas wajib mengelola seluruh arsipnya dengan baik dan benar. Sebab, setiap kegiatan pemerintah tak lepas dari kearsipan. 

"Agar nanti OPD itu punya history atau sejarah. Selama ini kan banyak OPD yang membuat dokumen, membuat arsip dari kegiatan. Tapi ada yang tidak didokementasikan dengan baik, atau penyimpanannya tidak benar. Maka dengan kegiatan ini kita mengundang mereka untuk mengedukasi," tegasnya. 

Pada kesempatan itu, Ia meminta kepada seluruh OPD untuk mulai memilah arsip yang tersimpan. 

Arsip yang memiliki nilai sejarah atau sudah tidak terpakai, akan bermuara dan dikelola oleh Depot Arsip.  

"Kami meminta arsip di setiap OPD harus dikembalikan ke kita. Arsip apa saja itu? Arsip yang bernilai sejarah, statis artinya memiliki tingkat kepentingan yang berharga, kemudian arsip yang sudah tidak digunakan lagi. Kalau lebih dari 10 tahun akan dimusnahkan kalau sudah tidak mengandung nilai guna. Kalau yang masih digunakan silakan disimpan di OPD-nya," ungkapnya. 

Tomi melanjutkan selain memberi edukasi, pihaknya juga akan melakukan pengawasan dan pembinaan ke setiap dinas. 

"Nanti kita ada hasil pembinaan, kita laporkan. Nanti akan keluar scoring. Kemudian akan ada OPD yang terbaik dan kurang baik. Nanti akan kita umumkan," tuturnya. 

Selain menggalakkan gerakan sadar arsip, pada kesempatan yang sama juga diluncurkan aplikasi Srikandi. 

"Sistem informasi surat masuk dan surat keluar dari dinas dan kementerian se-Indonesia. Itu sistem penyuratan dan juga sekaligus akan diarsipkan. Semua kementerian dan daerah harus menggunakan itu," tandasnya.