Ribuan Arsip Inaktif Masih Dibiarkan Menumpuk

PANDEGLANG - Ribuan arsip inaktif atau kedaluwarsa milik Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kabupaten Pandeglang, dibiarkan menumpuk bertahun-tahun atau belum dimusnahkan.

 

Pelaksana Pranata Kearsipan BKPSDM Pandeglang, Neng Lia, mengatakan jumlah arsip inaktif yang tercatat cukup besar. Namun, pihaknya belum dapat memastikan angka pasti karena masih menunggu laporan dari masing-masing bidang.

 

“Jumlah pastinya masih menunggu data dari bidang-bidang. Arsip itu asalnya dari bidang dulu, apakah nanti dimusnahkan atau diserahkan ke kantor arsip, baru kemudian kami kelola,” kata Neng Lia, Minggu (18/1).

 

Ia menyebutkan, hingga saat ini BKPSDM Pandeglang belum pernah melakukan pemusnahan arsip. Padahal, arsip inaktif tersebut telah menumpuk dalam kurun waktu lima hingga sepuluh tahun terakhir.

 

“Selama saya di sini sejak 2019 belum pernah ada pemusnahan arsip. Tahun-tahun sebelumnya juga saya dengar belum ada,” ungkapnya.

 

Menurutnya, dalam satu tahun saja jumlah arsip yang berpotensi menjadi arsip inaktif bisa mencapai ribuan dokumen. Pada 2025, misalnya, surat masuk yang tercatat mencapai sekitar 2.000 dokumen.

 

“Kalau satu tahun sekitar 2.000 surat, bisa dibayangkan kalau dihitung beberapa tahun ke belakang jumlahnya sangat banyak,” katanya.

 

Neng Lia menjelaskan, arsip yang paling banyak menumpuk merupakan arsip kepegawaian, seperti Surat Keputusan (SK). Namun, tidak semua arsip tersebut bisa dimusnahkan karena memiliki masa retensi dan sifat kerahasiaan tertentu.

 

“Mayoritas arsip di BKPSDM itu kepegawaian. Ada yang tidak boleh dimusnahkan, ada juga yang retensinya dua tahun, lima tahun, sampai sepuluh tahun, tergantung jenis arsipnya,” jelasnya.

Menurut Neng Lia, proses pemusnahan arsip membutuhkan tahapan panjang serta kesiapan dari seluruh bidang. 

 

“Tahun kemarin sebenarnya sudah ada rencana pemusnahan atau pengiriman arsip ke kantor arsip, tapi prosesnya tidak mudah dan bidang-bidang juga belum siap,” tandasnya.